مقدمه :

سيستم حسابداري مالي شركت فصل رايانه به منظور مرتفع نمودن كليه نيازهاي عملياتي و اطلاعاتي واحد دفترداري ، با نگرشي نو ، توسط ابزارهاي طراحي و برنامه سازي جديد و با استانداردهاي مهندسي نرم افزار طراحي و توليد شده است .

اين سيستم قابليت ذخيره سازي , پردازش و بازيابي اطلاعات حسابها ، اسناد حسابداري و تهيه گزارشهاي دفاتر ، ترازها ، گردشها ، سود و زيان ، ترازنامه و ساير گزارشهاي مربوطه را دارا مي باشد .

امكان تغذيه اطلاعات اسناد شعب ، صدور سند حسابداري ، اعلاميه بدهكار ، نگهداري اطلاعات مقداري حسب مورد ، توليد اسناد اتوماتيك پايان دوره مالي ، چاپ چك ، چاپ رسيد تحويل چك و استخراج مغايرت بانكي به تفكيك بانكها نيز در سيستم تعبيه شده است  .

تهيه گزارشهاي آماري همراه با امكان رسم نمودارهاي مختلف و تهيه گزارشهاي دلخواه (توسط گزارش نگار) نيز ميسر مي باشد.         

قابليت تغيير در ساختار فرم هاي چاپي از جمله فرم اسناد حسابداري ، اعلاميه هاي بدهكاري و فرم چك هاي بانكي از ديگر امكانات سيستم است .

سيستم در محيط تك و چند كاربره ( نامحدود) با پشتيباني بانك اطّلاعاتي رابطه اي MS_SQL SERVER 2000

يا بالاتر و تحت كليه سيستمهاي عامل Windows قابل اجرا مي باشد.

 برخي از ويژگيها و امكانات سيستم 

تعريف حسابها

قابليت تعريف حسابها در شش سطح طبقه ، گروه ، كل ، معين ، گروه تفضيلي و تفضيلي با امكان تعيين اوليه تعداد ارقام كدها

-      امكان تعيين نوع حساب ( ترازنامه اي ، سود و زياني ، ... ) در تعريف طبقه حساب

-      امكان تعيين اوليه ماهيت حساب ( بد / بس ) در تعريف حسابهاي كل

-      امكان صدور اعلاميه بدهكار ، نياز به اطلاعات مقداري و نياز به جمعبندي اسناد شعب در تعريف حسابهاي معين

-      تعريف گروه جهت حسابهاي تفضيلي

-      استفاده از حسابهاي تفضيلي در محل تفضيلي يك يا تفضيلي دو در اسناد حسابداري

-      امكان تعريف تاريخ اعتبار حساب در كليه سطوح

محدوديت حسابها

با توجه به تعريف حسابهاي تفضيلي به صورت مستقل , اين امكان در سيستم تعبيه شده است تا كاربر بتواند حسابهاي تفضيلي را بعضاً محدود به استفاده در يك يا چند حساب معين نمايد .

مدارك و اسناد

بخش مدارك و اسناد حسابداري شامل ثبت ، اصلاح ، صدور ، تأييد موقت مدارك ، برگشت از تأييد موقت ،تأييد اسناد ، برگشت از تائيد ، ابطال ، برگشت از ابطال و درج در رديفهاي مدارك ميباشد .

-      اسناد حسابداري درابتدا بدون رعايت ترتيب شماره و تاريخ با نام مدارك حسابداري تغذيه مي گردند و پس از صدور ، ضمن تأئيد مدارك , شماره سند مربوطه تخصيص داده مي شود . لهذا كليه گزارشهاي سيستم تحت عنوان كنترلي (مدارك) و قطعي (اسناد) قابل تهيه مي باشند .

-      نگهداري و ثبت كليه ضمائم سند ، همراه با تصوير آنها

-      ثبت سند جديد با كپي برداري از اسناد صادره قبلي و اعمال تغييرات دلخواه در آن

-      ايجاد اطلاعات مقداري مربوط به هر رديف سند حسب مورد

-      اطلاعات مقداري قابل ذخيره سازي شامل مقدار ، واحد اندازه گيري ، في وارده / صادره ، شماره و تاريخ مدرك مربوطه (فاكتور ، تقاضاي خريد و ...) و ملاحظات ميباشد .

-      چاپ سند به صورت افقي (Landscape) يا عمودي (Portrait) بنا به انتخاب كاربر

-      امكان نگهداري شماره و تاريخ عطف در ارتباط با يك رديف سند ( به عنوان مثال شماره و تاريخ سررسيد چكهاي دريافتي يا پرداختي )

-      امكان ثبت رديفهاي سند با حساب معين يا همراه با يك حساب تفضيلي يا همراه با دو حساب تفضيلي

-      كپي مدارك حسابداري از ساير پايگاه داده هاي مشابه همراه با كنترل و مقايسه حسابهاي تعريف شد?   پايگاه داده هاي مبدأ و مقصد و امكان ايجاد حسابهاي غير موجود در مقصد  

-      جمعبندي اسناد شعب و توليد سند به تفكيك شعبات موجود و در بازه زماني دلخواه

توليد اسناد مالي ساير زير سيستم ها

در صورتي كه ساير سيستم هاي فصل رايانه همراه با سيستم حسابداري وجود داشته باشد ، امكان توليد اسناد مربوط به آن سيستم ها بصورت خودكار در اين سيستم وجود دارد . بدينصورت كه با انتخاب هر سيستم ، اسناد مربوط به آن جهت انتخاب كاربر نمايش داده مي شوند و با انتخاب سند توسط كاربر سند مربوطه در بخش اسناد و مدارك سيستم ايجاد مي گردد . به عنوان مثال اسناد پرداخت ، تخصيص سود ، تخصيص فروش حق تقدم ، سند بدهي افزايش سرمايه و سند واريزي بابت افزايش سرمايه مربوط به سيستم اطلاعات سهامداران يا سند پرداخت حقوق و دستمزد مربوط به سيستم منابع انساني يا سند هزينه استهلاك مربوط به سيستم دارائي ثابت و .... .   

مدارك شعب

-      امكان تعريف شعب مختلف (صندوقها , تنخواهها و . . . )

-      امكان ثبت رويدادهاي مالي شعب

-      امكان انتقال اطلاعات شعب به پايگاه داده هاي اصلي سيستم

-      امكان جمع بندي مدارك شعب در يك بازه زماني و توليد سند حسابداري مربوطه

اعلاميه هاي بدهكاري

-      امكان تعيين حسابهاي معين كه در سطوح تفضيلي همزمان با ايجاد رديف بدهكاري در سند بصورت خودكار اعلاميه بدهكار توليد شود.

-      امكان صدور اعلاميه ها

-      امكان ثبت مبالغ بستانكار هر اعلاميه هنگام ايجاد رديف بستانكاري در سند

-      امكان تهيه گزارش هاي اعلاميه هاي بدهكاري و تراز اعلاميه ها

چاپ چك

امكان چاپ چك با قابليت تنظيم فرم چك جهت هر بانك به سه روش ذيل:

-      امكان چاپ چك با تغذيه اطلاعات مندرج در چك

-   امكان چاپ چك با انتخاب رديف سند مربوط به حسابهاي بانكي كه پس از بستانكار شدن در مدارك مالي , قابليت صدور چك داشته باشند.

-امكان چاپ چك با انتخاب مشخصات چك مورد صدور ( درصورتيكه مشخصات دسته چك ها در سيستم تعريف شده باشد .)

علاوه بر چاپ چك ، امكان چاپ برگ رسيد تحويل چك نيز وجود دارد . فرم چك و برگ رسيد قابل طراحي توسط كاربر در بخش تنظيم فرم هاي چاپي مي باشد .

صدور چك بدون تاريخ و تعيين تاريخ چك پس از چاپ آن نيز ممكن مي باشد .

همچنين برگشت از صدور چك از ساير امكانات اين بخش است .

لازم بذكر است در روشهاي دوم و سوم چاپ چك كليه مشخصات چك در سيستم ذخيره ميگردد . كليه اطلاعات مربوط به چك ها را مي توان در گزارش مشخصات چك ها مشاهده نمود .

گردش حسابها

-    رويت گردش حسابها در كليه سطوح حسابها با امكان جمع بندي در سطوح پايين تر

-    رويت گردش حسابهاي تفضيلي در سطح گروه حساب تفضيلي يا حساب تفضيلي

-    رويت گردش مقداري حسابهاي تفضيلي

مغايرت بانكي

-      امكان تعريف حسابهاي بانكي

-      امكان دريافت اطلاعات بانك و انتقال به سيستم و يا تغذيه اطلاعات بانك جهت كنترل و مقايسه با اطلاعات مندرج در سيستم و استخراج مغايرت بانكي همراه با تهيه گزارش مربوطه

طراحي گزارشهاي استاندارد سيستم از جمله صورت جريان وجوه نقد ، ترازنامه ، صورت سود و زيان و ... و تهيه اين گزارشها به تفكيك دوره هاي مالي

امکان تعريف دوره هاي مالي ، بانکها و حسابها ، شعب مالي و ساير اطلاعات پايه

توليد اسناد پايان دوره به صورت خودكار

-      سند سود و زيان ( بستن حسابهاي موقت )

-      سند اختتاميه و سند افتتاحيه در سطح معين يا تفضيلي

امكان ايجاد و چاپ انواع گزارشهاي استاندارد به تفكيك و ترتيبهاي مختلف و با توجه به امكانات چاپگر متصل از جمله :      

• گردش حسابها در كليه سطوح ( طبقه ،گروه ، كل ، معين ، تفضيلي) با تفكيك و ترتيبهاي مختلف
•  ترازهاي آزمايشي چهار , شش , هشت و ده ستوني در كليه سطوح حسابها
•  دفاتر (روزنامه ، طبقه ، گروه ، كل ، معين و تفضيلي)
•  اعلاميه هاي بدهكار(تراز اعلاميه ها و صدور اعلاميه و گزارش اعلاميه ها)
•  گزارشهاي آماري و جمع بندي اسناد و مدارك
• گزارش اقلام باز ( پس از موازنه بدهكار و بستانكار شماره عطفهاي تغذيه شده در رديفهاي اسناد ) 
•  گزارش گروهي اسناد حسابداري ، گزارش اسناد ماهانه و گزارش گردش ماهانه حسابها با امكان رسم نمودار براي هر حساب در كليه سطوح حسابها
• گزارش گردش مقداري حسابهاي تفضيلي
• گزارش مشخصات چك ها
• گزارشهاي استاندارد

امكان گزارش گيري همزمان در دوره هاي مالي مختلف ، كليه دوره ها و يا ازيك دوره مالي تا آخرين دوره مالي بدون تغيير دوره مالي جاري

امكان تهيه تمام گزارشها در تفكيكها و ترتيبهاي مختلف

امكان طراحي گزارشهاي دلخواه به كمك گزارش نگار تعبيه شده در هر گزارش

امكان طراحي گزارش دلخواه از طريق گزارش ساز سيستم و نگهداري ساختار آن جهت بازيابي مجدد

امكان طراحي گزارشهاي مالي استاندارد (همراه با نمونه گزارشهاي سود و زيان و ترازنامه و ... )

امكان تنظيم انواع فرمهاي چاپي براي رسيدن به فرم دلخواه (مانند فرم اعلاميه بدهكاري ، سند حسابداري و چك)

پذيرش اطلاعات ورودي با ساختار متني و اندازه اقلام اطلاعاتي قابل تعريف در بخشي از امكانات سيستم از جمله مغايرت بانكي

امكان ارسال اطلاعات به ساير محيطها  مانند EXCEL , PDF, TEXT , DBF , HTML ... از طريق ثبت در فايل در منوي ويرايش پنجره ها و گزارشات

 امكان تهيه پرونده هاي متني از هر نوع و با هر ساختار ، بر اساس اطلاعات گزارش هاي سيستم با استفاده از ابزار "ثبت در فايل متني"

تبديل و ساختار سازي كليه ستونهاي گزارش به فارسي ساز ايران سيستم تحت سيستم عامل DOS

امكان جستجو و ترتيب در  عمليات سيستم

امكان جستجوي اطلاعات به صورت ساده يا تركيبي و به دو روش كاملا‎ْ مشابه يا ميان متني

امكان مرتب سازي فهرست ها و ليست ها به صورت ساده يا تركيبي

امكان اعمال تغييرات دلخواه در فرمهاي سيستم

تعريف فيلتر در ليست ها بصورت عمومي يا خاص كاربر و انتخاب فيلترهاي مختلف

امكان راه اندازي اوليه سيستم به دو طريق :

1-    راه اندازي سيستم از يك مقطع تاريخي خاص 

2-    انتقال از طريق توليد برنامه هاي تبديل و ساختارسازي توسط شركت فصل رايانه

برقرار بودن ارتباط مابين سيستم حسابداري مالي فصل رايانه و ساير سيستمها از جمله سيستم اطلاعات  سهامداران ، سيستم منابع انساني ( حقوق و دستمزد ) ، سيستم حسابداري دارائيهاي ثابت ( اموال ) و ... از طريق امكان تعريف حسابهاي مالي مربوط به عمليات مالي و قابليت تهيه گزارشهاي پايه اسناد حسابداري در سيستمهاي مذكور

تعريف نامحدود كاربران در سيستم و تخصيص يا حذف اختيارات كاربران به صورت انفرادي يا در قالب گروههاي كاربري

گزارش نحوه عملكرد كاربران از طريق مشاهده زمان ورود و خروج و برنامه هاي اجرا شده توسط آنها

تهيه پشتيبان بانك اطلاعاتي سيستم در مسير قابل انتخاب توسط كاربر

زير سيستم كاربران و امكانات پشتيباني

 در اين زير سيستم كاربر ارشد مي تواند ضمن تعريف كاربر جديد ، حدود اختيارات (محدوديت و اجازه دسترسي)  به هر يك  از فعا ليت هاي سيستم تا سطح ايجاد ، تغيير ، حذف  و... را بدهد.  اين محدوديت ها برنامه زمانبندي استفاده  از فعاليتها را هم شامل ميشود.

همچنين امكان تعريف گروه هاي كاربري و تخصيص گروهي اختيارات نيز وجود دارد.

گرفتن گزارش از نحوه عملكرد كاربران در ساعات دسترسي از سيستم كه شامل زمان ورود و خروج و برنامه هاي اجرا شده توسط كاربر مي باشد نيز ميسر است .